Gerade im geschäftlichen Umfeld finden – nicht erst seit COVID-19 – viele Meetings über Videokonferenzen statt. Nicht selten ist dabei dann Microsoft Outlook im Spiel, gerade auch wenn die entsprechenden Einladungs-Mails mit dem Meeting-Link an die Teilnehmenden versendet werden sollen.

Was ist aber, wenn zumindest einige der Mailadressen nicht einsehbar sein sollen? Für Microsoft stellt sich diese Frage schlicht nicht. Es wird anscheinend davon ausgegangen, dass Personen zu Meetings eingeladen werden, die man kennt und zu denen ein Vertrauensverhältnis besteht. Daher wird eine Art „BCC“ für Besprechungseinladungen nicht angeboten.

Die gute Nachricht ist: Es gibt eine Möglichkeit zu Meetings einzuladen, ohne die Mailadressen für andere preiszugeben. Outlook kennt grundsätzlich zwei Personentypen: Solche, die unbedingt dabei sein müssen und optionale teilnehmende Personen.

Outlook Besprechung Teilnehmer sind entweder "Erforderlich" oder "Optional"

Wird eine dieser beiden Einladungskategorien ausgewählt, öffnet sich ein Fenster, um Mailadressen aus dem Adressbuch einzufügen. Interessanterweise ist es hier möglich, die entsprechenden Mailadressen auch einer dritten Kategorie zuzuordnen: den Ressourcen.

Auch Personen können als Ressource in Outlook Besprechungen Teilnehmen

Als Ressourcen versteht Microsoft beispielsweise einen Besprechungsraum, der eine eigene Mailadresse und damit auch einen eigenen Kalender besitzt. Das ist praktisch, um die Belegung der Ressource planen zu können. So ein Besprechungsraum ist tatsächlich keine wirkliche Person und muss deshalb in der Einladungsmail nicht als solche angezeigt werden.

Bei virtuellen Meetings ist eine solche Ressourcenplanung in der Regel nicht nötig. Jedoch lässt sich die Kategorie „Ressourcen“ wunderbar zweckentfremden, um Personen aufzunehmen, deren Mailadresse nicht angezeigt werden soll.